Ознакомьтесь с нашей политикой обработки персональных данных
12:27 

Марафон на май - бумаги и документы

*Fifi*
Veroca
Публикую заранее, т.к. уезжаю на выходные.
________________

И так, в мае мы проводим второй дайри-марафон, посвященные теме «Домашние бумаги и документы».
Главная цель марафона: добиться того, чтобы вы точно знали где что лежит. И в любое время дня и ночи могли найти срочно потребовавшийся документ, но не начинать судорожно перетряхивать тонны макулатуры в поисках одной-единственной «важной бумажки». К тому же чем меньше бумаг в помещении, тем меньше пыли в доме...

Несколько общих правил:
* никогда не забывайте золотое правило бумажного расхламления: «Храните источники, выбрасывайте бумагу»
*Приступив к разборке бумаг, старайтесь брать в руки один и тот же документ не более двух раз. Желательно только один, чтобы проработать его. В крайнем случае, чтобы переложить его в сторону и проработать в другой раз. В третий раз бумагу следует брать в руки только для того, чтобы выбросить в мусор.
*Я не буду назначать отдельный день да покупку новых красивых папок и иных устройств для хранения бумаг. Если есть такая потребность, сделайте это самостоятельно.
* Так же я по умолчанию предполагаю, что ежедневную/еженедельную/ежемесячную прессу вы регулярно размусоревываете и сами.


1-3 мая.
Книги.

Поскольку на начало мая выпадают праздничные дни, первое задание будет не сложным и позволяющим перенести его на другое время.
Большинство из нас с младенчества впитали трепетное отношение к печатному слову и особенно к Книге. Таковы наши культурные традиции, менталитет. Поэтому сама фраза про «размусоревывание книг» возможно звучит грубо. Однако очень важно отличать действительно ценные и важные книги от макулатуры.
Никто не призывает вас избавляться от книг-семейных реликвий, классики и иных дорогих сердцу печатных букв.
Но не храните книги, которые вам категорически не понравились, были куплены/подарены случайно и вы точно знаете, что никогда больше не станете их перечитывать.
Ваша библиотека оптимизируется, а за счет выведения из нее не интересных домочадцам книг появляется место и улучшаются условия хранения книг более интересных и нужных. Собирать книги просто чтобы они были - вообще бессмысленно.

Так что за выходные просмотрите свою библиотеку. Отберите книги, с которыми готовы расстаться. Рассортируйте и аккуратно расставьте остальные книги. По тематике, по авторам или по иным категориям. Редко используемую классику можно убрать на верхние полки, оставив нижние для литературы, к которой вы обращаетесь регулярно.

Куда деть ставшие ненужными книги?
- Оставить на почтовых ящиках около входа в парадную. Соседи разберут вмиг.
- В районную библиотеку
- В больницы. Ведь бывает пациенты лежат там подолгу, а не у всех есть возможность доставать литературу самим.
- Словари - в любую библиотеку, если есть рядом какое-нибудь учебное заведение – туда. А еще лучше – в свое родное учебное заведение.

4 мая.
Учебные, справочные и рабочие материалы

Некоторые люди имеют привычку нести домой различные справочники, подшивки документов и методички с работы, когда их становится негде складывать в офисе. Или может быть вас греет мысль о том, что когда-нибудь вы всё это прочтете, станете спецом в своей области и получите повышение по службе? Но если вы так и не прочти все эти горы бумаги до сих пор, им пора на помойку.
В наш технологичный век справочные материалы имеют свойство очень быстро устаревать. Самоучитель позапрошлой версии «1С», нормативные акты трехлетней давности, инструкция по настройке ЭВМ-1996…
Эти материалы обычно занимают очень много места, а найти среди них что-то действительно важное порой почти невозможно.
- Помните золотое правило: «Храните источники информации, выбрасывайте бумагу». Если однажды вы дозреете все это прочесть, вы легко найдете самую свежую информацию по теме.
- Если без справочной информации совсем никак, храните только самые последние данные! Как только поступило обновление, выбросите предыдущую версию. Особенно это качается юридической и технической литературы.

5 мая.
Конспекты.

Вы храните институтские конспекты? А может быть даже школьные тетради? Лично у меня была коробка от телевизора (!) доверху заполненная моими тетрадями.
Оставьте только то, что вам действительно может понадобиться. Особенно, если вы не работаете по основной специальности и ни разу не прикасались к конспектам со времен окончания Альма Матер. Только задавайте себе вопрос честно. Это точно-точно вам еще нужно?..
Если тяжело расстаться со всем сразу, оставьте себе несколько самых ценных конспектов, вызывающих приятные воспоминания. Остальное можно выкинуть.

6 мая (+выходные с 7 по 9мая).
Бумажные фотографии.

Предстоящее празднование Дня Победы – хороший повод чтобы привести в порядок семейные фотоархивы.
Подпишите бумажные фотографии – это сейчас вы помните, кто и когда был на них изображен. А через несколько лет сделать это будет всё сложнее. Разложите фотографии по годам. Это можно делать всё семьей. Если нужно – купите новый красивый и качественный фотоальбом.

10 мая.
Телефонные книги.

Положите перед собой все имеющиеся в доме телефонные книги (далее по тексту ТК), книжки и книжицы. Как правило, их набирается минимум 3-4 штуки и каждая из них исписана в лучшем случае на четверть. И из каждой еще сыплется по 20 клочков бумаги, с кое-как нацарапанными телефонными номерами… Знакомо? Как правило, 50-60% записанных в ТК контактов вами никогда в жизни не использовались, либо они давно потеряли актуальность.
А сейчас создаем новый файл Эксель и принимаемся за дело. Аккуратно перепечатайте в табличку все нужные и актуальные контакты.
При этом безжалостно вычеркивайте и не переносите в файл:
- Телефоны «разовой надобности», более неактуальные
- Морально устаревшие контакты, контакты людей, с которыми давно разошлись дороги (коллеги с позапрошлой работы, например).
- Все неопознанные сокращения в духе Таня-1, Таня-2, А.Б., ВинНикСор и прочие не поддающиеся расшифровке за давностью лет записи.
Самые важные номера из бумажных ТК продублируйте в мобильный телефон и в записную книжку, которую всегда носите при себе. Но не увлекайтесь, дублируйте только действительно самое важное, а не всё подряд.
Сохраните файл. Пока не распечатывайте, мы еще дополним его на этой неделе. Старые ТК теперь можно выбросить. Но если вам приятно иметь в доме бумажную ТК, сделайте пометку в свой «do to list» и купите себе одну, но красивую и удобную телефонную книгу взамен всех старых, неаккуратных и истрепавшихся. Потом вы сможете вложить или вклеить туда распечатанный листочек.

11 мая
Записная книжка мобильного телефона.

Почистите неактуальные контакты. Пусть в телефоне будет записано 15-20 нужных номеров вместо 250 случайных и устаревших.
Безжалостно удаляйте:
- Телефоны «разовой надобности», более неактуальные
- Морально устаревшие контакты, контакты людей, с которыми давно разошлись дороги (коллеги с позапрошлой работы, например).
- Все неопознанные сокращения в духе Таня-1, Таня-2, А.Б., ВинНикСор и прочие не поддающиеся расшифровке за давностью лет записи.
Телефоны, которые вам вроде бы уже не нужны или не понадобятся в обозримом будущем, но рука не поднимается стереть их совсем - перенесите в наш Эксель-файл, с которым мы работал вчера.
Самые важные телефоны так же продублируйте в Эксель и в записную книжку, которую всегда носите при себе. Вдруг что-то случится с телефоном или сим-картой… Но не увлекайтесь, дублируйте только самые-самые важные контакты, а не всё подряд.

12 мая
Визитки, флаеры и дисконтные карты.

Вытряхнете свою визитницу. Выбросите устаревшее, просроченное и неактуальное. Всё еще нужные контакты перепечатайте в Эксель и выбросите бумажные носители. В случае необходимости сделайте пометку в свой «do to list» приобрести новую визитницу.

13 мая
Телефонные справочники.

Соберите все имеющиеся в доме телефонные справочники, «Желтые страницы» и т.п. Выбросите устаревшее или дублирующееся. Оставьте только самую современную и необходимую информацию. В идеале – только брошюрку с «экстренными номерами» (поликлиники, больницы, жилконтора, изготовление ключей, вскрытие дверей, участковый пункт милиции и т.д.) вашего района/города, всё прочее легко гуглится.
Продублируйте самые актуальные экстренные номера в свой Эксель-файл. Но не увлекайтесь, дублируйте только самые-самые важные контакты, а не всё подряд.

Задание на выходные: доделываем то, что не успели на буднях.

16 мая
Квитанции и гарантии.

Посмотрите, не храните ли вы давно устаревшие квитанции или гарантии, пережившие гарантируемую ими технику? Всё еще актуальное сколите по порядку степлером и сложите в одну коробку или папку. Подпишите эту папку.

17 мая
Важные, часто используемые документы.

Т.е. документы, которые вы всегда держите при себе. Проверьте, не истрепались ли обложки паспорта, проездного, студенческого? Может их пора заменить? Может быть какие-то документы надо бы закатать в ламинат?

18 мая
Важные, редко используемые документы (ВД).

Это документы об образовании, на квартиру-машину, о перемене ФИО, банковские и иные финансовые бумаги и т.д.
Отсканируйте ВД. Дайте файлам простые и понятные имена и отправьте на собственный электронный адрес, как мы делали это при оптимизации телефонных книг. Или хотя бы просто сохраните на компьютере в надежно запрятанной папке.
Снимите копии со всех ВД. Если это необходимо – заверьте копии нотариально.
Сложите ВД в хорошую плотно закрывающуюся папку. В идеале – непромокаемую на застежке-молнии. В другую папку сложите копии. Уберите папку оригиналов в быстродоступное, но не бросающееся в глаза место. Известите доверенных домочадцев о местонахождении ВД. Папку с копиями припрячьте в другое место или отдайте её на хранение человеку, которому вы полностью доверяете (родителям, супругу и т.д.).
Этим вы хотя бы частично оградите себя от массы сложностей, которые могут возникнуть в случае ЧП и утраты оригиналов.

19 мая
Медицинские документы.

Выписки из больниц, результаты обследований, заключения из травмы… Аккуратно рассортируйте их и сложите в одну папку. Подпишите папку. Бумаги этой категории могут лежать нетронутыми годами, а в один прекрасный день окажутся жизненно важны для постановки правильного диагноза и назначения лечения.

20 мая
Пишем письмо самому себе.

Откройте свою электронную почту и отправьте самом себе письмо с вложенным Эксель-файлом, с которым мы работали всю неделю. Сделайте понятную тему письма.
Не обязательно заводить второй п/я, просто в имени адресата укажите собственныё е-мейл. Если интерфейс п/я позволяет, создайте отдельную папку, чтобы письмо в дальнейшем не затерялось. Теперь важные контакты всегда у вас будут в сохранности, где бы вы не оказались, даже вдали от дома – был бы компьютер с выходом в интернет.
Распечатайте самые важные контакты из Эксель-файла (телефоны членов семьи, часто используемые номера, экстренные номера и что сами сочтете нужным). Покажите страницу домочадцам. Спрячьте список его неподалеку от городского телефонного аппарата или вклейте в свою новенькую ТК, чтобы эти номера легко можно было найти в случае необходимости.

Задание для продвинутых на выходные дни:
Дневники.
Возможно вы когда-то вели рукописные дневники. Сложите их в одну коробку, подпишите её. Или примите решение о том, чтобы постепенно перепечатать памятные записки в Ворд

23 мая
Папки с вырезками.

Если вы храните вырезки (рецепты, знаменитости, памятки для туристов и т.д.), то применяйте волшебное правило: «хранить вырезки так, чтобы их легко было находить, а не убирать». Поясняю: вместо папки «Кулинарные рецепты» сделайте папки «Первые блюда/десерты/выпечка». Вместо «Может быть поеду туда в отпуск» - рассортируйте вырезки по странам предполагаемого пребывания. Так вы в случае необходимости сможете быстро вытащить нужную пачку материалов, а не перерывать всю коллекцию вырезок.
Обдумайте возможность отсканировать ценные для вас материалы и выбросить бумажные носители.
Так же помните о том, что если вы ни разу не обращались к своим вырезкам более года-двух, их лучше выбросить. Они вам либо не настолько нужны, либо информация в них (например цены на отели в Париже и стоимость авиабилетов) безнадежно устарела.

24 мая
Письма и открытки.

Просмотрите свои пакеты (или коробки, у кого что) с бумажными письмами и открытками. Оставьте только то, что вам действительно будет приятно перечитывать через 10 лет :)
И еще мне попадались такие рекомендации по хранению открыток, когда их становится слишком много: отсканируйте их, а оригиналы выбросите.

25 мая
Каталоги и справочники.

Помните золотое правило: «Хранить источники информации, выбрасывать бумагу». Каталоги и справочники имеют тенденцию устаревать так же быстро, как и ежедневная пресса. Разница лишь в более ярком и нарядном оформлении.
Если вы не готовы прямо сейчас заказать по очередному каталогу вот этот чудодейственный крем или мебельный гарнитур из натурального дуба, а так же отправиться в турпоездку в Баден-Баден… то без сожалений выбросите каталог, предварительно вписав в свой Эксель-файл название и контакты этой фирмы (или распространителя каталогов). К тому времени как вы морально дозреете до покупки ассортимент успеет десять раз обновиться и поменять цену.

26 мая
Блокноты.

Если у вас накопилась стопка едва начатых блокнотов и ежедневников, просмотрите их. Может быть те пометки давно устарели? Перепечатайте важные контакты в нашу Эксель-телефонну книгу. Купите себе новый красивый и удобный блокнот, важную информацию перенесите туда. Достаточно иметь один блокнот, а не 10.

27 мая
Канцтовары.

Проверьте имеющиеся в доме канцтовары. Ручки, карандаши, краски, линейки, зажимы, папки, блокноты и прочие аксессуары… Набиралось этого добра на целый канцтоварный магазин? Оставьте себе только самое красивое и качественное. Если только вы не художник и всё перечисленное не является вашими рабочими инструментами.
Безнадежно засохшие фломастеры и огрызки карандашей смело выкидывайте. Еще хорошие, но лишние карандаши-краски и т.п. можно попробовать отдать в ближайшую школу или детский сад – там они скорее всего будут приняты на ура.
По необходимости запишите в свой «do to list», что необходимо докупить. Например, новые удобные и прочные папки для сортируемых в этом месяце документов.

Задание на выходные: заканчиваем то, что не успели доделать на неделе.

30мая
Распечатки.

Если у вас сохранен файл с исходным текстом, бумажные распечатки следует выкидывать сразу после прочтения. Если же вы точно планируете и позже возвращаться к распечаткам, подшейте их в папку и подпишите.

31 мая
Календари.

Простенькое задание напоследок: пройдитесь по квартире и убедитесь, что стены не украшают позапрошлогодние календари! Даже если они закрывают пятно на обоях, это не повод оставить всё как есть.

@темы: Марафон

Комментарии
2011-04-29 в 14:26 

.Мимикрия
поэтому и нужно, что нельзя
не учавствую, но добавлю к первому пункту.
во многих городах есть полки буккроссинга. можно туда складывать ненужные книги, которые могут кому-нибудь понадобиться.

2011-05-03 в 16:40 

*Fifi*
Veroca
Я живу в крупном городе, но про буккроссинг только слышу, ни разу не удалось найти реальных полок. Хотя адреса вроде известны.

2011-05-03 в 17:23 

.Мимикрия
поэтому и нужно, что нельзя
*Fifi*, ну черт знает, я видела и пользовалась раньше, когда жила в другом месте.
на bookcrossing.ru/ адреса левые тоже?

2011-05-03 в 17:28 

*Fifi*
Veroca
по территориально-близкому мне адресу всё глухо:

"Кафе «Кофе-Хауз».

Адрес: Московском проспект, дом 208.
Книги лежат на стойке для журналов и газет, на самой нижней полке, сразу около входа."

2011-05-03 в 17:36 

iliar
есть еще такой сайтик: www.bookriver.ru

2011-05-03 в 17:42 

*Fifi*
Veroca
Посмотрю, спасибо )
Но мне хочется вынести из дома неактуальные книги все сразу, а не по одной: регистрировать там и т.д. долго (

2011-05-03 в 17:48 

.Мимикрия
поэтому и нужно, что нельзя
*Fifi*, ну я тоже про эти "правила" узнала только недавно, но это уже для фанатов, кому именно отслеживание интересно.

Комментирование для вас недоступно.
Для того, чтобы получить возможность комментировать, авторизуйтесь:
 
РегистрацияЗабыли пароль?

Любить и летать!

главная